A Evolução da Automação na Era COVID – Man + The Machine

        Nossa sociedade tem visto os avanços tecnológicos e a automatização dos processos como uma ameaça para os empregos. Dos bancos escolares aos assentos dos cinemas, essa visão vem sendo construída no imaginário social. Até Kasparov, um mestre do xadrez, já foi derrotado por uma máquina! Supostas evidências históricas e imagens construídas culturalmente nos levaram a sentimentos de incerteza e, insegurança. O avanço tecnológico passou a ser um inimigo declarado seja dos trabalhadores, que perdem seus postos de trabalho para robôs em linha de produção, seja da Sociedade como um todo, uma vez que a inteligência artificial está fadada a transformar ciborgues em predadores da raça humana, como na saga Terminator. 

         Porém, a evolução do sistema produtivo é cada vez mais dependente de tecnologia. Portanto, o avanço tecnológico não só deixou de ser uma ameaça, como é encorajado. Nós amamos quando a Apple solta um iPhone novo, quando as novas gerações dos consoles de videogame são anunciados ou até quando sai um novo modelo da Tesla, que, provavelmente, nunca nem iremos chegar perto de comprar. Esse conceito de “homem vs. máquina”, pode ser explorado em tramas e telas de cinema, mas deixou de existir na realidade. Agora, o que se pratica é um relacionamento “homem + máquinas”. 

         Hoje, mais do que nunca, em períodos de crise sanitária, pandemia mundial, em que todos nos encontramos quarentenados sem poder deixar fisicamente nossas casas, esse relacionamento entre nós e as máquinas vem se fortalecendo, e muito. Vivemos um “novo normal”. Nada mais é como era antes, e prevejo que nem vai voltar a ser. Nossa realidade agora é homeoffice, reuniões e aulas através de telas.  E, se pintar aquela fome? Sair para comer? Nem pensar, pede um iFood! O presencial vem sucumbindo ao medo de todos nós nos expormos à um novo inimigo. Desta vez, invisível. 

         Paralelamente ao receio dos encontros presenciais, os processos manuais dependentes de interação humana também vêm sofrendo. Por esse motivo, aplicações tecnológicas vem se desenvolvendo com maior urgência durante esse período para suprir essa necessidade. E quando tratamos de aplicações tecnológicas, pensamos em conjunto de soluções, não limitadas somente a softwares e aplicativos, mas que incluem equipamentos, que favoreçam inclusive a automação. 

         Sendo bem direto e objetivo, automação significa tornar um processo automático. É pegar um processo ou atividade manual e automatizá-la, sempre com o objetivo de aumentar a eficiência destes processos. É uma prática extremamente comum, se não universal, no mundo empresarial. E por que não seria? Vivemos em uma época extremamente moderna, regida pelas máquinas, quer você queira ou não. E como já comentamos, elas já deixaram de ser nossas inimigas, justamente pelo fato de facilitarem nossas vidas. Claro que, às vezes, pode ser um empecilho, mas se a tecnologia for usada corretamente, ela vai ser uma mão amiga. E é por isso que o processo de automação traz vários benefícios para as organizações, dentre eles: 

  • Economia de tempo: processos manuais são lentos, trabalhosos, repetitivos e acima de tudo, chatos. A automação é uma preciosidade quando se fala de produtividade. Você pode não perceber, mas o tanto de tempo que a automatização dos processos economiza é um absurdo. Um exemplo? A evolução do nosso meio de transporte é um deles. Antes, Andávamos a pé, a cavalo, em carroças, entre outros meios mais rústicos. Hoje, temos carros, trens, metrôs, aviões e navios que transportam tudo na sociedade. Desde a comida que chega para nós, até nosso próprio transporte, tudo foi revolucionado pelo processo de automação dos transportes.
  • Otimização da produtividade de colaboradores: nem sempre é uma regra geral. A tecnologia, por vezes, pode se mostrar ser uma distração para alguns. Porém, com o abandono de algumas práticas manuais, colaboradores podem ser levados a uma atuação mais eficaz em suas atividades. Ao otimizar processos, consequentemente, otimizamos o resultado do o trabalho e, por que não, o bem-estar dos colaboradores e o clima organizacional. 
  • Redução de custos operacionais: o processo de automação visa a diminuição dos desperdícios e de erros nas atividades rotineiras nas organizações. Isso acontece através da economia de tempo e recursos. Essa economia, aliada a essa “aversão” aos erros e desperdícios, gera não só redução de custos, mas também menos pressão sobre o meio ambiente. Consequentemente, a lucratividade aumenta. 
  • Modernização do negócio: a automação organizacional, obviamente gera a modernização dos negócios. Isso porque a tecnologia e os avanços na área estão diretamente ligados ao conceito de inovação. A automação permite que a empresa esteja aberta novas oportunidades no âmbito tecnológico, criando um diferencial no mercado em relação à concorrência. Hoje, clientes buscam agilidade e de qualidade nas entregas e sucessiva modernização de produtos e serviços. 
  • Melhoria na tomada de decisão: automatizar processos torna o processo de captação de indicadores e dados também automático. Com isso, indicadores-chave de desempenho, os KPIs (Key Performance Indicators) estarão facilmente acessíveis. Os KPIs são indicadores que medem o desempenho de processos organizacionais e ajudam na avaliação destes processos, dando uma visão clara se o processo em questão está cumprindo os objetivos e metas e, se está dentro dos padrões desejados. O acesso a informações facilita e qualifica o trabalho dos tomadores de decisão.
  • Grande gama de aplicabilidade: as possibilidades de automatização de atividades e processos dentro das empresas são incontáveis! Quase que todos os processos manuais podem ser automatizados. Como nunca imaginaríamos, quase tudo têm a possibilidade de se transformar em processo automatizado. Lembra que antigamente os documentos nas empresas eram todos guardados em uma sala de arquivos, destinada somente para tal fim? Hoje em dia esse é um conceito absurdo, visto que todos os arquivos organizacionais são guardados na nuvem. Você algum dia imaginaria que existiriam plataformas com memória ilimitada, que curariam seus documentos em um ambiente digital e imaginário? Antes, impensável. Hoje, um salva-vidas! 

         Bom, agora que falamos sobre os vários benefícios que a automação dos processos pode trazer para um negócio, fica claro o porquê dessa prática ser tendência no mundo empresarial. A verdade é que, desde a revolução industrial, a automação é uma tendência. Porém, no mundo moderno em que vivemos, aliado a esse momento dificílimo de isolamento social e priorização das relações online sobre as relações físicas, esse processo vem se alavancando de uma forma muito mais intensa. 

         O início da quarentena motivou as organizações a modernizar e automatizar seus processos, mas, é claro que não foi um movimento voluntário. Creio que todas as empresas têm o anseio de se reinventar, inovar e tornar seus processos mais eficientes através da tecnologia e isso se fez necessário. Ou inova e automatiza os processos, ou se vê em crise e atrasado em comparação ao restante do mercado. 

         Se você é empresário, você sentiu isso na pele. Se você é um colaborador, é provável que tenha batido um certo desespero também, seja em relação ao futuro da empresa que você trabalha ou seu futuro dentro dessa empresa. Além, é claro, das preocupações em relação à segurança no trabalho. Ninguém em sã consciência quer ir trabalhar durante uma pandemia mundial, se expor e expor a família ao coronavírus. Automatizar processos também traz um senso muito maior de segurança, pois pode permitir que, por exemplo, o colaborador trabalhe de casa. 

Se você até agora não implementou a automatização de certos processos dentro do seu negócio ou pelo menos não foi atrás disso, tenho uma má notícia: você está atrasado! Seus dias no mercado estão contados. Isso porque, mesmo depois da pandemia, assim como já mencionamos, as coisas nunca vão voltar a ser as mesmas. A perspectiva das organizações, do mercado e dos clientes mudaram.  A despriorização e o receio, ou até paranoia em alguns casos, com relações físicas e presenciais está diretamente ligada à ascensão da tendência de automatização de processos. 

Mas calma! Não precisa se desesperar. Você ainda pode correr atrás do prejuízo. O dano ainda é reversível. Nós vamos te dar um passo-a-passo de implementação da automação no seu negócio que garimpamos no blog de gestão empresarial do NFE (https://nfe.io/blog/gestao-empresarial/automacao-empresarial/). São cinco passos que você pode seguir que com certeza vão te ajudar nesse processo de automação. São eles:

  1.   Analise seu negócio: Antes de qualquer coisa, você precisa desenvolver um conhecimento profundo sobre seu negócio. Para isso, você precisa analisar friamente todos os setores, processos e rotinas de trabalho dentro da sua empresa e como esses fatores estão se desenvolvendo. Que gargalos tem no processo “x”? Que atividades estão demorando muito para serem feitas? E as que não estão cumprindo os objetivos? Que setor está sobrecarregado e precisa ser desafogado? 
  2.   Priorize: Depois de fazer essa análise interna profunda de seu negócio e de ter mapeado os pontos que necessitam de passar por um processo de automatização, você precisa estabelecer prioridades. Observe quais setores, processos ou atividades demonstram um nível de urgência maior e comece a implementar a automação nessas áreas. Depois, você pode acatar outras áreas com menor necessidade. Essa priorização é fundamental nesse processo. 
  3.   Fique por dentro: Se mantenha atualizado em ferramentas tecnológicas que irão melhorar seu fluxo de trabalho através da automatização. Como falamos, estamos em uma época em que o avanço tecnológico é realmente absurdo. Todo dia são criadas soluções tecnológicas e inovadoras que resolvem milhares de problemas. É importantíssimo se manter à par dos desenvolvimentos tecnológicos e tendências no mundo inteiro, mas busque por ferramentas de workflow, são elas que irão te automatizar e melhorar o fluxo de trabalho. Outra coisa importante é filtrar as inovações, busque sempre ferramentas que vão te ajudar a conseguir bater objetivos e resultados esperados nas áreas, nos processos e rotinas que você observou como sendo problemáticas. Voltando em um ponto que já mencionamos, ficar por dentro dessas novidades tecnológicas, vão fazer da sua empresa mais moderna e talvez até referência na sua área de atuação no mercado. 
  4.   Faça uma gestão eficiente: De nada adianta você implementar diversas automatizações dentro do seu negócio se não houver uma gestão eficiente por trás de todo o processo de implementação. É importante ter algum colaborador, ou até você mesmo, encarregado de supervisionar e acompanhar o processo inteiro. Desde a implementação da ferramenta, até a capacitação dos colaboradores de como se usa, terminando no acompanhamento dos resultados obtidos pela automatização através dos KPIs. Essa gestão vai facilitar seu processo de tomada de decisão, além de te dar uma visão clara se a ferramenta está de fato funcionando e se os colaboradores estão recebendo as novidades bem.
  5. Continue melhorando: Após essa gestão eficiente tanto do processo, como dos dados analisados, o processo recomeça. Se os resultados estiverem bons ou dentro do esperado, comece a rever as outras aplicações da automação na sua organização. Se os resultados não estiverem atendendo a expectativa criada, volte no processo e reveja onde os gargalos estão. Pode ser um problema de gestão, um problema dos colaboradores que não estão fazendo o uso correto da ferramenta ou até da própria ferramenta não ter sido escolhida apropriadamente, não ser ideal para aquela demanda específica que precisava ser resolvida. 

 

         Agora que você sabe dos benefícios da automação de processos do porquê de se automatizar e de como implementá-la acabaram suas desculpas. Hoje, mais do que nunca é uma prática extremamente necessária, principalmente nesse contexto de pandemia mundial e avanços tecnológicos constantes. 

         Não somos mais os homens de décadas atrás. Tínhamos aversão ao avanço tecnológico. Criamos teorias loucas de que a máquina era o maior inimigo do homem. As máquinas iriam chegar para nos substituir. Não só isso, as máquinas iriam emergir para nos matar, para nos destruir. As máquinas iriam dominar o mundo e acabar com a humanidade…voltei ao Exterminador do Futuro!

         Hoje sabemos que tudo isso é ilusão, exceto por uma dessas afirmações. As máquinas realmente dominam o mundo, junto conosco. Hoje, as máquinas são, talvez, nossa maior aliada. Você consegue imaginar o mundo como era antes? Sem processos automáticos facilitando nossa vida? Sem iFood? Sem Netflix? Sem carros? Sem iPhones? Duvido que consiga. Isso já está enraizado nos nossos hábitos, na nossa cultura, na nossa sociedade como um todo. Porque não se aproveitar disso no seu negócio? 

Fontes e referências:

https://rafaelleitao.com/o-homem-e-a-mquina-o-match-kasparov-x-deep-blue/

https://educador.brasilescola.uol.com.br/estrategias-ensino/o-filme-tempos-modernos.htm#:~:text=Tempos%20Modernos%20%C3%A9%20um%20filme,trabalho%20na%20linha%20de%20montagem.

https://nfe.io/blog/gestao-empresarial/automacao-empresarial/

https://docs.google.com/document/d/1FX8AAicM_XSKJkKt0ufZ4BDJ3-J4Qsn6bI_Fgweoadg/view

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2020-09-01T14:36:31-03:00