Faça o seu evento em apenas 21 dias

O tradicional nem sempre acompanha o tic tac que segue batendo no relógio. O tempo não pode parar, mas você pode dar um break na correria e ver qual lógica criativa faz o seu tempo valer mais a pena!

Neste sentido, fuja de eventos tradicionais longos, gastando horrores.  Nos tempos de hoje, economia é uma condição pré-existente para materializar qualquer projeto que esteja engavetado, sem contar a otimização do tempo que o mundo digital nos oferece.

Portanto, faça o seu evento online em apenas 21 dias! Mas “porquê 21 dias” especificamente?! Não, não contratamos robôs e nem somos os freaks da velocidade.

Este foi o prazo estimado que as nossas áreas envolvidas na produção de um evento online definiram, com base nos processos. A organização se dá desde o contato inicial, passando por todos os trâmites de contratação, reuniões de definição de escopo, atendimento de requisitos, envio de conteúdo para disponibilização, configuração da plataforma, ensaio geral, ajustes finais e, por fim, a estimada entrega. Um processo lógico, rápido e eficaz de produção gamificada. Por isso, capaz de ser programado, do ponto de vista temporal.

Para lhe ajudar, podemos definir a elaboração de um evento em seis etapas, dentro dos 21 dias propostos. Confira:

  1. Planejamento – Reserve dois dias para o início, o planejamento consiste na definição do escopo do evento: qual o seu tipo, que conteúdo será disponibilizado, o tamanho, a quantidade de expositores, limite de participantes, funcionalidades, se a jornada será gamificada e o nível de personalização. Essas definições são realizadas durante a negociação antes do fechamento do contrato, para que nada fique de fora e evite alterações na estrutura, de última hora;
  1. Desenvolvimento – Prepare o evento com cuidado e atenção, em média são necessários seis dias, para que aqui o cliente entre em contato com a equipe de desenvolvimento para alinhar as responsabilidades de cada envolvido do projeto; e ainda são listadas todas as demandas com os seus respectivos responsáveis além das datas de entrega. Após alinhadas as responsabilidades, inicia-se a execução das tarefas;
  1. Implementação – Separe três dias para as tramitações. Tudo o que foi desenvolvido nesta fase é enviado para os servidores e configurados na plataforma: mapas, estandes, identidade visual, conteúdos (com exceção dos conteúdos ao vivo) e quaisquer outros requisitos da plataforma;
  1. Validação – Na última semana de preparação, destaque cinco dias para alterações. Nesta fase permeiam as etapas de desenvolvimento e implementação, pois tudo que é produzido ou implementado na plataforma é validado com o cliente para minimizar o retrabalho. No entanto, essas validações acontecem em encontros periódicos predeterminados na lista de responsabilidades;
  2. Testes/Ensaio – Daqui já podemos ver a linha de chegada. Restam cinco dias para finalizar seu evento. Saiba que agora a gestão de operação do evento realiza um pente fino na plataforma pronta, acessando todos os links, atalhos, menus, executando as tarefas disponíveis. Tudo que estiver no escopo do evento é testado online para a identificação de alguma intercorrência, que é solucionada antes da entrega final. Os links para transmissão de conteúdos ao vivo são testados entre clientes e operação digital, já no ambiente da plataforma para quaisquer ajustes necessários;
  3. Entrega Chegou o grande dia! A plataforma é colocada online e os acessos dos participantes são liberados. Uma equipe de operação digital fica à disposição, enquanto durar o evento, contendo um corpo técnico para realizar qualquer ajuste de reconfiguração imprevisto, suporte ao usuário via chat para esclarecimentos, streaming para coordenar a transmissão de conteúdos ao vivo e atuar em caso de intercorrências.

Olhando as etapas definidas assim, vemos que o mundo digital nos oferece facilidades, mas não estamos em fila indiana! Existem etapas que merecem mais atenção e, consequentemente, mais tempo para funcionarem como uma metodologia de trabalho.

Esqueça o tic tac e use o seu tico e teco para pensar a lógica de como uma equipe é definida! Dentro dos vinte e um dias, pense nas funções e entenda que o que define o tamanho da equipe é a alocação de mão de obra em cada atividade. O tamanho da equipe responsável pela criação de um evento pode variar de acordo com o projeto, que implica na sua magnitude e nível de customização.

Temos uma opção default da nossa plataforma, onde há basicamente quatro papéis:

  • Product Owner (PO)faz a interface entre cliente e equipe de desenvolvimento;
  • Scrum Master (SM)responsável por orquestrar a execução das tarefas de acordo com o planejamento;
  • Implementador – que faz a configuração da plataforma; e
  • Tester – que realiza o teste final da plataforma antes da entrega.

Já em um evento customizado, além das funções já citadas, temos ainda:

  • Game design – responsável pela gamificação da jornada;
  • UI/UX design – desenvolve a experiência do usuário e a interface de modo geral;
  • Designer gráfico – produz as peças gráficas e faz a customização visual da plataforma de acordo com a identidade visual do evento;
  • Programador – responsável por introduzir ou customizar qualquer funcionalidade da plataforma.

Agora que você já entendeu que a elaboração de um evento online depende de equipe de operação eficiente e dinâmica, falta compreender a relação de tudo isso! Promover e trabalhar com tecnologia requer interação. Uma equipe eficaz participa de encontros de implementação para entender o funcionamento da plataforma escolhida e a magnitude do evento. Também há capacitações constantes com as ferramentas que são utilizadas, uma vez que a plataforma está sempre em evolução. O treinamento deve acompanhar o mesmo ritmo e ainda há um ensaio geral de como o evento será realizado para que nada saia do controle. Para essa agilidade existe o gestor de operação, aquele que é responsável por acompanhar o desempenho da equipe durante a realização do evento.

Todos a postos, hora de ver se deu tudo certo! São extremamente necessários o desenvolvimento e os testes. Estas são as etapas que merecem maior atenção. Nosso foco é pôr em prática e fechar todos os processos em vinte e um dias. Logo, não realizar testes podem implicar diretamente nos prazos do projeto e no desempenho do evento, respectivamente. Isto é, durante o desenvolvimento, são alinhadas as tarefas que cada envolvido deve realizar e o prazo para a sua entrega. Como estamos tratando de um caminho crítico, ou seja, sem margem para postergações, qualquer atraso pode resultar em um postergação do projeto como um todo. Já a atenção nos testes é para garantir a execução de todas as tarefas propostas no evento.

Se você necessita de um evento digital rápido e eficaz, então, as estratégias de gamificação são para você. Lembre-se de que seu tic tac continua rodando. Mas, e você, vai mudar suas perspectivas?!

Gamifica aí!

Produção de Conteúdo:
PROTIVA COMUNICAÇÃO
Texto: Sarah Farias
Revisão e Edição: Flávio Resende
Data: 17/11/2020

A Ekoá Jogos e Gamificação tem como propósito elevar a realidade das empresas colocando as pessoas no centro da experiência.

Criamos experiências que fundem o mundo físico e o digital de forma a promover o engajamento e atingimento de objetivos corporativos.

 

 

 

 

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