Fazer eventos como você sempre fez pode acabar com a sua carreira

Atire a primeira pedra quem não concorde, mas a pandemia alterou consideravelmente a forma como convivemos em sociedade. No que diz respeito ao mercado de eventos tradicionais, então, ela virou de ponta à cabeça.

Não resta dúvida de que com o isolamento social e todos os seus protocolos de segurança, os cuidados passaram a ser redobrados e influenciaram diretamente no desempenho dos eventos, seja na limitação de público, ampliação da equipe de operação e gastos adicionais para atender às exigências sanitárias. Tudo isso considerando, principalmente, a responsabilidade pelo bem estar de todo o público participante.

A espera por maior flexibilidade do isolamento ou até mesmo a normalização das atividades com a presença de público traz, em si, um ponto extremamente adverso: a previsão da segunda onda de contaminação, o que pode prorrogar o isolamento social ou até mesmo trazer consequências maiores, não imaginadas.

Podemos, então, inferir que realizar um evento presencial durante a pandemia ou esperar que ela termine é assumir um alto risco em troca de um resultado imprevisto, sabendo que existem soluções mais vantajosas, como os eventos online. É de se esperar, também, que a insistência em um evento tradicional pode manchar a imagem definitivamente de seus promotores, seja por um mau resultado ou, em última instância, até por sua inviabilidade de realização.

Que tipos de eventos poderiam chamar mais a atenção do público para a sua carreira? Quando falamos em eventos online é muito difícil definir um tipo, pois quando limitamos a partir deste recorte também o fazemos com a plataforma. Por exemplo, se falamos em cursos online, geralmente associamos à uma plataforma de EaD. Se é uma palestra, pensamos em aplicativos como Zoom ou Meeting. No entanto, as plataformas de eventos digitais hoje vão muito além disso. Elas oferecem ambientes virtuais customizáveis capazes de segmentar o evento em diversas categorias ou, ainda, abarcar vários tipos de uma vez. É o caso da Semana de Inovação 2020, evento promovido pela Enap, sob a organização da “Gamifica aí”, que teve uma programação diversificada, variando de palestras, mesas redondas e até shows. Tudo isso a partir de um mapa exclusivo, com diversas áreas onde aconteciam os eventos.

Para maximizar a visibilidade da sua carreira com os eventos é necessário, portanto, focar a produção do evento na experiência e não no conteúdo. É bom frisar que não se fala aqui de desprezar o conteúdo. É claro que ele deve ser de qualidade, mas, para o participante, o mais significativo é a experiência. É sobre ela que eles irão comentar e criar um laço afetivo, tornando o seu evento memorável ou épico.

Como a realização de eventos é uma atividade complexa – que exige alto nível de atenção e especialização – é imprescindível dispor de bons profissionais em cada setor para que haja um equilíbrio e se consiga um resultado final desejável.

Confira nossas dez dicas que erros frequentes na realização de eventos:

  1. Não conhecer seu público. O participante é o sangue e o oxigênio de qualquer evento. Não adianta montar a melhor estrutura possível, se ela não for desenhada com ele em mente. O foco sempre é o participante, em cada decisão. Por exemplo, de nada adianta criar um evento online maravilhoso para uma comunidade Amish (grupo cristão que busca viver isolado da sociedade moderna e de seus confortos – como automóveis, telefone e eletricidade);
  2. Estude como conseguir parceiros para o seu evento. Prepare documentos de apresentação e saiba quem você quer chamar. Ninguém pode vende-lo melhor do que você. Afinal de contas, ele é seu!
  3. Falta de documentação informacional. Tenha todas as informações do evento em mãos, preferencialmente compiladas em um arquivo único. Informações como tamanho do público, site, datas, programação, palestrantes, entre outras, são essenciais para minimizar mal entendidos;
  4. Escolher uma plataforma inadequada. Escolha a plataforma que consiga atender a todos os requisitos do seu evento: tamanho de público, capacidade de acessos simultâneos, formatos de conteúdos, ambientes disponíveis, ferramentas de comunicação e interação, entre outros;
  5. Deixar a programação para a última hora. Um erro bastante comum é focar na estruturação do evento e deixar a programação das atividades para a última ocasião. Isso é um erro grave. A programação deve ser testada, aprovada e programada, o quanto antes, para que possam ser detectadas quaisquer adversidades;
  6. Achar que o conteúdo é a essência do evento. Muito pelo contrário, quanto melhor a experiência do usuário, mais relevante aquele conteúdo se torna e mais memorável será o evento;
  7. Solicitar/aceitar alterações de última hora. É algo que pode ser considerado inevitável, mas deve ser minimizado. Algumas alterações por mais simples que pareçam podem interferir no funcionamento da plataforma, causando instabilidade do serviço;
  8. Falta de orientação para palestrantes. Em eventos tradicionais é muito comum fazer uma marcação de passo, passagem de tempos e movimentos com o palestrante e deixá-lo livre para agir. Em um evento online, temos uma série de detalhes que deve ser passados para o palestrante – alinhamentos essenciais para que tudo ocorra com o máximo de fluidez. Lembrar que o palestrante também faz parte da realização do evento, portanto, é essencial para o bom entendimento entre as partes;
  9. Equipe despreparada para o atendimento ao público. Nos eventos online, assim como no presencial, deve-se ter uma equipe para atendimento ao público, mas é muito comum que esta equipe seja apresentada de última hora, chegando totalmente despreparada para a função devido à falta de conhecimento da plataforma, do evento e do meio de comunicação com o próprio usuário;
  10. Alinhamento de expectativas entre cliente e fornecedor. Deve estar claro o que foi contratado e o que será entregue. Para isso, é extremamente necessário realizar pontos de controle e validação durante todo o desenvolvimento do projeto.

Dicas legais, né? Mas, galera, não se iluda! O mercado de eventos está ficando mais exigente e, ao contrário do mundo físico, o ambiente digital permite possibilidades jamais imaginadas. Na prática, isso acaba influenciando diretamente no que está sendo desenvolvido para este nicho.

Resumo da ópera: para este mercado, o céu é o limite. O que está esperando para pôr a mão na massa? Se precisar de um forcinha, estamos aqui, tá? Nosso barato é construir projetos que verdadeiramente proporcionem uma experiência única para quem deles participa.

Seguimos juntxs!

Produção de Conteúdo:
PROTIVA COMUNICAÇÃO
Texto: Flávio Resende
Revisão e Edição: Flávio Resende
Data: 20/11/2020

A Ekoá Jogos e Gamificação tem como propósito elevar a realidade das empresas colocando as pessoas no centro da experiência.

Criamos experiências que fundem o mundo físico e o digital de forma a promover o engajamento e atingimento de objetivos corporativos.

 

 

 

 

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