O segredo dos bastidores de um evento online que não te contam
Quem costuma participar de eventos não imagina que nos bastidores acontece de tudo. Inclusive, o que não deveria acontecer. A mesma regra vale para os eventos digitais que, normalmente, costumam dispor de uma grande equipe de desenvolvedores, divididos em grupos menores responsáveis por tarefas distintas, como: implementar as informações dos clientes na plataforma, alterar a identidade visual, configurar as opções de interatividade, fazer o upload dos arquivos, ajustar a galeria de fotos e realizar testes de transmissão de conteúdo.
Depois disso tudo, ainda há uma equipe que não atuou no desenvolvimento, e que é responsável pelo pente fino, ou seja, por apontar um check list das funcionalidades e conteúdos da plataforma; e navegar por todos os ambientes, validando, assim, a entrega final e indicando os pontos de ajustes.
Durante a realização do evento, uma outra equipe fica de prontidão para solucionar quaisquer problemas que possam ocorrer. Parece complexo, né? Mas quando conseguimos criar uma régua de processos e oferecer isso de modo escalável, a coisa se simplifica e as chances de acerto são cada vez maiores.
Protagonistas do processo
Mas quem seriam os protagonistas destes bastidores? Durante o evento, temos um gestor de operação digital, que faz o controle da equipe de operação, composta por streamers (responsáveis pela transmissão dos conteúdos), relacionamento (ficam no atendimento do chat), implementador (responsável por disponibilizar os arquivos necessários no servidor) e um programador (faz alteração de código da plataforma, se necessário).
Isso significa que não existe protagonismo nos bastidores. É todo um time que tem como missão fazer as engrenagens da máquina girarem em harmonia.
Profilaxia diante dos problemas
Com a experiência, a tendência é adaptar alguns procedimentos para mitigar falhas que já aconteceram. O importante, no entanto, é sempre estar preparado para o inesperado. Por isso, a equipe envolvida na operação do evento possui funções de desenvolvimento que, normalmente, não precisariam estar ali.
Mas, sim, existe uma medida profilática no mundo digital, que atende pelo nome de backup. Produzimos backup de tudo que é possível: banco de dados, servidores e até mesmo das funções em si. As equipes são montadas com a maior versatilidade possível, de maneira que uma pessoa consiga assumir outra função, se for necessário. Como se não bastasse, colaboradores ficam de sobreaviso em dias de eventos para quaisquer intercorrências.
Para facilitar a sua vida, construímos algumas dicas para você não fazer feio na operacionalização do seu evento online. Confira:
- Planejamento – É imprescindível realizar o planejamento da operação do evento. Isso inclui dimensionamento da equipe, definição dos papeis necessários, escala de operação, processo, entre outra tarefas;
- Papeis bem definidos – Realizado no planejamento, mas é importante ressaltar esse ponto. Uma equipe de operação é muito versátil e se os papeis não estiverem bem definidos é fácil haver uma confusão sobre responsabilidades e acabar um “invadindo” a área de outro;
- Ensaio – Um ensaio geral é uma forma de garantir que a plataforma esteja funcionando bem e que os envolvidos saibam, exatamente, onde e quando atuar;
- Briefing – Uma reunião de briefing é um ritual, onde o evento é repassado mais uma vez, indicando para cada colaborador o seu papel e a quem recorrer no caso de uma emergência, além de ser um momento de consolidar a união da equipe;
- Treinamento – Esta dica é de suma importância. Os colaboradores devem ser treinados nas funções que exercerão durante um evento. Por isso, além da capacitação direta, com vídeos tutoriais e orientadores, eles ainda participam de alguns eventos no papel de observador, para se acostumar com a função e sentir o ritmo real de trabalho;
- Canais de comunicação – Antes de se iniciar o evento é necessário estabelecer qual o canal de comunicação oficial da equipe, uma vez que as empresas hoje se comunicam por meio de diversas ferramentas. É importante, portanto, criar um canal exclusivo para a equipe do evento, para que a comunicação seja a mais efetiva possível;
- Gestão – O papel da gestão da operação digital é garantir que tudo esteja fluindo de acordo com o planejado, intervir nas ocorrências de forma diligente e dar celeridade na comunicação entre os colaboradores;
No fim das contas, toda experiência é um aprendizado novo e cada acontecimento traz reflexões importantes. Na Ekoá, todo evento realizado na gamifica.ai, que é finalizado, possui uma reunião de briefing, onde cada colaborador que atuou em algum momento do evento coloca a sua perspectiva, os gargalos que enfrentou, sugere pontos de melhoria e, assim, atualizamos todo o processo de forma orgânica e coletiva.
Vamos juntxs?
Produção de Conteúdo:
PROTIVA COMUNICAÇÃO
Texto: Sarah Farias
Revisão e Edição: Flávio Resende
Data: 10/12/2020
